٠١
فاتورة مهيكلة، لا مستند
تصدر الفواتير بصيغة XML وفق مخطط الهيئة المبني على UBL 2.1، أو بصيغة PDF/A-3 مع تضمين XML داخلها. ملف PDF وحده ليس فاتورة إلكترونية.
الفاتورة الإلكترونية · المرحلة الثانية · المملكة العربية السعودية
الفاتورة تنشأ عند باب العميل. والإجازة يجب أن تجري هناك أيضا.
المرحلة الثانية مرحلة ربط وتكامل، لا مرحلة تنسيق. وهذا يعني عند الموزع أن الفوترة الإلكترونية يجب أن تصل إلى المركبة، وإلى الزيارة الميدانية، وإلى جهاز البيع في المتجر — لا إلى النظام الخلفي وحده. هنا ما يشترطه النظام، وأين يجعله التوزيع أصعب مما يبدو.
الاشتراط
ما تشترطه المرحلة الثانية على نظامك.
ستة اشتراطات وظيفية. ولا يتحقق أي منها بتغيير شكل الفاتورة.
٠٢
معرف فريد لكل فاتورة
تحمل كل فاتورة معرفا فريدا عالميا (UUID) مستقلا عن ترقيم فواتيرك الداخلي، ليكون الرجوع إليها ممكنا خارج نظامك دون التباس.
٠٣
ختم تشفيري
توقع الفواتير بختم تشفيري مرتبط بمعرف الختم (CSID) الذي تصدره الهيئة عند التسجيل، بتوقيع رقمي من نوع XAdES — وهو ما يجعل مصدر الفاتورة قابلا للإثبات وأي تعديل عليها قابلا للكشف.
٠٤
سلسلة بصمات متصلة
تسجل كل فاتورة بصمة الفاتورة التي قبلها، فتصبح السلسلة نفسها دليلا. أي نقص أو استبدال يظهر ككسر في السلسلة، لا كمستند مفقود.
٠٥
رمز استجابة سريعة
تحمل الفواتير المبسطة رمز استجابة سريعة (QR) يضم حقول الفاتورة الأساسية، ليتحقق منها المشتري أو المفتش دون الحاجة إلى الدخول على نظامك.
٠٦
الربط مع منصة فاتورة
يرتبط النظام بمنصة فاتورة التابعة للهيئة ويتبادل معها الفواتير في زمن شبه فوري. هذا هو ما يجعل المرحلة الثانية مرحلة ربط وتكامل، لا مرحلة تنسيق.
المصدر: هيئة الزكاة والضريبة والجمارك — الفاتورة الإلكترونية (فاتورة). النطاق والتوقيت تحددهما الهيئة لكل موجة؛ راجع صفحاتها لمعرفة موجتك.
مساران
الإجازة والإبلاغ ليسا التزاما واحدا.
هذا هو الفرق الذي يحدد أين يجب أن يقع الربط داخل عمليتك.
فاتورة ضريبية · بين المنشآت والجهات الحكومية
الإجازة
ترسل الفاتورة إلى الهيئة قبل وصولها إلى المشتري. تعيد الهيئة نسخة XML مجازة تحمل ختمها، وقبل ذلك لا تكون الفاتورة صحيحة نظاما.
- الإرسال والإجازة يسبقان مشاركة المستند مع العميل
- الفاتورة النظامية هي النسخة المجازة، لا نسختك الأصلية
- الإخفاق هنا ليس تأخرا في الإبلاغ، بل فاتورة لا يمكنك تسليمها
فاتورة ضريبية مبسطة · للمستهلك
الإبلاغ
تصدر الفاتورة للعميل فورا، ويجري إبلاغ الهيئة بها خلال 24 ساعة من إصدارها.
- الإصدار في نقطة البيع دون انتظار رحلة ذهاب وعودة
- الإبلاغ دفعة واحدة أو فاتورة بفاتورة، داخل نافذة الـ24 ساعة
- انقطاع الاتصال أمر يمكن احتواؤه، لكن المدة لا تتوقف من أجله
لماذا التوزيع أصعب
فواتيرك لا تنشأ في مكتب.
معظم تطبيقات الفوترة الإلكترونية تفترض أن الفاتورة تنشأ في الإدارة المالية. وفي التوزيع تنشأ على الطريق، أو في متجر، أو على جهاز محمول بإشارة واحدة.
البيع من المركبة
تسوية المركبة النقدية تنتج فواتير على الطريق، من جهاز محمول، مقابل مخزون تحرك هذا الصباح. وإذا كانت الإجازة تجري في دفعة ليلية، فإن المندوب يسلم مستندا ليس فاتورة صحيحة بعد.
الزيارات الميدانية
البيع الميداني ينشئ فواتير ضريبية في مقر العميل. والإجازة يجب أن تكون متاحة من حيث تجري الزيارة فعلا — أي من تطبيق الجوال، لا من نظام تخطيط الموارد وحده.
نقاط بيع التجزئة
أجهزة البيع في المتاجر تصدر فواتير مبسطة على مدار اليوم، ولكل منها رمز استجابة سريعة عند لحظة البيع وإبلاغ داخل 24 ساعة. إغلاق اليوم مستوى تفصيل غير كاف.
تغطية الاتصال
التغطية في ساحة مستودع أو على خط ريفي ليست مضمونة. ويحتاج النظام إلى إجابة محددة لما يحدث عند تعذر الوصول إلى منصة فاتورة — إدراج في قائمة انتظار، وإعادة محاولة، والحفاظ على سلسلة البصمات — لا رسالة خطأ يترك تفسيرها للمندوب.
سجل واحد
الفواتير المجازة في الميدان، وحركات المخزون، وتسوية الرحلة، والتحصيل، يجب أن تتطابق مع السجل نفسه. وإضافة بوابة فوترة إلى جانب نظام تخطيط الموارد تخلق حقيقة ثانية تحتاج إلى مطابقة، وهي المشكلة التي أريد حلها.
أسئلة
ما يسألنا عنه المشغلون.
لا. تشترط المرحلة الثانية فاتورة XML مهيكلة وفق مخطط الهيئة المبني على UBL 2.1، إما بصيغة XML أو بصيغة PDF/A-3 مع تضمين XML داخلها. وملف PDF يعرض رمزا فقط لا يحقق المخطط ولا شرط الربط.
الفواتير الضريبية بين المنشآت ومع الجهات الحكومية تمر بالإجازة: ترسل إلى الهيئة قبل مشاركتها مع المشتري، والنسخة المجازة التي تعيدها الهيئة هي الفاتورة النظامية. أما الفواتير المبسطة للمستهلك فتمر بالإبلاغ: تصدر للعميل فورا ويجري إبلاغ الهيئة بها خلال 24 ساعة.
تطبق الهيئة المرحلة الثانية على موجات محددة بحسب الإيراد السنوي، وتبلغ منشآت كل موجة مسبقا. ولأن الموجات تتوالى باستمرار فإننا لا ننشر هنا حدودا أو تواريخ عن قصد — راجع صفحات الفاتورة الإلكترونية في موقع الهيئة لمعرفة موجتك، وتعامل بحذر مع أي مورد يعطيك تاريخا ثابتا.
في الفواتير المبسطة تستمر عملية البيع ويدرج الإبلاغ في قائمة انتظار داخل نافذة الـ24 ساعة. أما الفواتير الضريبية فالإجازة شرط مسبق، لذا يجب أن يحتفظ النظام بالمستند ويعيد المحاولة ويحفظ سلسلة البصمات، بدلا من إصدار فاتورة غير مجازة. وسلوك النظام دون اتصال يستحق الاختبار قبل الشراء لا بعده.
نعم. ينشئ سيناكورز ملف XML المتوافق، ويضيف المعرف الفريد والختم التشفيري وسلسلة البصمات، وينتج رمز الاستجابة السريعة للفواتير المبسطة، ويتبادل الفواتير مع منصة فاتورة — من نظام تخطيط الموارد ومن تطبيق الجوال الميداني ومن نقاط بيع التجزئة، على سجل واحد. احجز عرضا توضيحيا ونستعرضها معك على مسارات فواتيرك.
ليس بالضرورة. الامتثال صفة في النظام الذي يصدر الفواتير، فالسؤال هو ما إذا كانت منظومتك الحالية قادرة على إنتاج فواتير مجازة ومختومة ومتصلة السلسلة في الموضع الذي تنشأ فيه فواتيرك فعلا. ولدى الموزعين الذين يفوترون من المركبات وأجهزة المتاجر، هذا هو عادة الموضع الذي يتوقف عنده نظام خلفي كفء في غير ذلك.
من ملاحظات الميدان
كل ملاحظات الميدان ←- القطاع
تسرب الإيرادات مشكلة بيانات، لا مشكلة محاسبية
نادرا ما يغادر المال الشركة عبر الاحتيال أو السرقة. إنه يغادر عبر الوصلات بين أنظمة لا تتوافق — وهذا يجعله مشكلة هندسية مرتدية زي المالية.
- القطاع
تسرب الهامش: أين تفقد التوزيعات 13–19% من كل ريال لوجستي
محاسبة ميدانية للهامش الذي يتسرب بين الأنظمة — التسليمات الفاشلة، والتسليمات العمياء، والفاقد المخزوني — ولماذا لا يظهر معظمه في أي بند واحد من قائمة الأرباح والخسائر.
- المنتج
داخل المنظومة الوكيلة: الإدراك، والاستدلال، والتخطيط، والفعل
الأتمتة التقليدية بارعة في التكرار وعاجزة عن الارتجال. والتحول إلى الأنظمة الوكيلة هو التحول من توليد رؤية يتصرف بناء عليها إنسان، إلى توصيل الرؤية مباشرة بالفعل — تحت الحوكمة.
الخطوة التالية
أحضر لنا مسارات فواتيرك.
تسوية المركبة، والزيارات الميدانية، وأجهزة المتاجر، والمرتجعات، وإشعارات الدائن — نستعرض معك كيف تمر كل واحدة منها بالإجازة، وأين تتوقف منظومتك الحالية عن الوصول.